Zeitmanagement-Methoden, die Du in diesem Artikel lernen wirst:

Was machst Du, wenn nach einem 8 Stunden anstrengendem Arbeitstag immer noch jede Menge dringende Aufgaben zu erledigen sind? Die meisten Menschen legen in dieser Situation einige Überstunden ein und investieren ihre wertvolle (Frei)Zeit. Das musst Du aber nicht!

Wie wäre es stattdessen, wenn Du durch einen guten Zeitplan & gute Zeitmanagement-Methoden so produktiv bist, dass Du mehr Arbeit als zuvor erledigt bekommst und so jeden Tag rechtzeitig & entspannt in Deinen wohlverdienten Feierabend gehen kannst?

Zeitmanagement-Methoden machen das bzw. Dein Leben leichter!

Tatsächlich ist das nicht nur eine schöne Wunschvorstellung, sondern eine mögliche Realität, wenn Du lernst Dein Zeitmanagement & Selbstmanagement zu verbessern. Um Dir genau dabei zu helfen, habe ich in diesem Artikel die 10 (+2 Bonustechniken/Methoden) besten Zeitmanagement-Methoden für Dich zusammengestellt, die Dir enorm helfen werden, Dein Zeitmanagement, Deine Selbstorganisation & damit Deine Produktivität weiterzuentwickeln.

Was ist das eigentliche Ziel von effektiven Zeitmanagement-Methoden?

Im Grunde ganz simpel: Finde unter den folgenden Zeitmanagement-Methoden diejenige/n, welche am besten zu Dir, Deinen Projekten/Aufgaben & Deiner persönlichen Arbeitsweise passen und beginne diese produktiven Gewohnheiten in Deinem Arbeitsalltag bestmöglich zu integrieren.

Dadurch wird es Dir ein Leichtes sein, Deine Aufgaben schneller zu erledigen, Stress zu minimieren, Deine Produktivität zu steigern und insgesamt entspannter durchs Leben zu gehen, da Du auf diesem Weg viel mehr Zeit für Dich, Deine Familie/Freunde und die wirklich wichtigen Dinge des Lebens haben wirst.

1. Zeitmanagement-Methode: Das Eisenhower-Prinzip

Nach dem Eisenhower-Prinzip lassen sich alle Deine Tätigkeiten in insgesamt vier Kategorien/Quadranten einteilen (deshalb sagt man auch oft Eisenhower-Quadranten, da sich das Ganze gut als Tabelle darstellen lässt). In dieser Matrix wird dann jede Aufgabe unterschieden zwischen:

Ist sie wichtig oder unwichtig? Ist sie dringend oder nicht dringend? Daraus ergeben sich die vier Quadranten, die ich Dir nun etwas näher erläutern möchte. Angefangen mit dem ersten Quadranten.

I. Quadrant der Eisenhower-Matrix

Hierunter fallen Dinge, die sowohl dringend, als auch wichtig sind. Ordnest Du eine Aufgabe hier ein, solltest Du sie möglichst bald erledigen. Beispiele: Krisen, drängende Probleme, eine rasche Deadline einer Ausarbeitung.

II. Quadrant der Eisenhower-Matrix

Der zweite Quadrant ist für Tätigkeiten, die wichtig, aber nicht dringend sind. ACHTUNG: Diese Aufgaben neigen dazu, von z.B. Aufgaben des dritten Quadranten überlagert zu werden.

Tatsächlich sind die Aufgaben des zweiten Quadranten essentiell für Deine Persönlichkeitsentwicklung und müssen somit unbedingt von Dir bei der Erstellung Deines Zeitplans beachtet werden. Beispiele für Aufgaben aus diesem Quadranten: Weiterbildung, Vorbeugung, Gesundheit, Familie, Erholung, Trainieren von Selbstverantwortung etc.

III. Quadrant der Eisenhower-Matrix

Im dritten Quadranten finden sich die Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Diese Aufgaben sind bspw. E-Mails verschicken, Anrufe tätigen oder Termine vereinbaren. Natürlich sind diese Dinge in gewissem Maß auch wichtig, nur eben auf ganz andere Weise.

Betrachtest Du nämlich die Langzeitauswirkungen von den Aufgaben aus dem zweiten Quadranten, wird schnell klar, dass diese von viel größerem Wert für Deine Persönlichkeit & Deine Lebensziele sind. Kurz und knapp: Versuche die Aufgaben aus dem dritten Quadranten zu reduzieren.

IV. Quadrant der Eisenhower-Matrix

Der vierte Quadrant besteht aus Tätigkeiten, die weder wichtig, noch dringend sind. Du ahnst es bereits. Diese Aufgaben besitzen keinerlei Relevanz für Dein alltägliches Leben und sollten gemieden werden. Es ist die Aufgaben, die bei einem guten Zeitmanagement einfach eliminiert oder, wenn es anders nicht geht, delegiert werden.

Ab und an kann eine solche Tätigkeit (z.B. Netflix schauen) zur Entspannung dienen und da kann es sozusagen im größeren Kontext eines effektiven Zeitmanagements in Ordnung sein, ein paar dieser Aufgaben auf seiner Agenda zu lassen. Das muss jedoch jeder & jede für sich entscheiden, allerdings solltest Du bei Deiner Zeitplanung stets Aufgaben aus anderen Quadranten den Vorzug gewähren.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip ist ein hervorragendes Werkzeug im Bereich des Aufgabenmanagements. Teile damit Deine Aufgaben in die 4 Eisenhower-Quadranten ein: I. dringen & wichtig / II. wichtig & nicht dringen / III. nicht wichtig & dringend / IV. nicht wichtig & nicht dringend.

2. Zeitmanagement-Methode: Das Pareto-Prinzip

Mein persönlicher Favorit unter den Zeitmanagement-Methoden, es gibt ganze Bücher zum Pareto-Prinzip (oder 80/20-Prinzip) und ich habe auch bereits hier einen ausführlichen Artikel dazu verfasst: Pareto-Prinzip: Die 80-20-Regel im Zeitmanagement anwenden

Allgemein lässt sich seine Aussage so zusammenfassen: Bereits mit 20% des Zeitaufwandes, kannst Du 80% des Ergebnisses erzielen. Die restlichen 80% der Zeit verwendest Du also darauf, die fehlenden 20% des Ergebnisses zu erreichen.

Das Pareto-Prinzip ist Chance und Warnung zugleich. Einerseits bedeutet es: Wenn es Dir gelingt, die 20% (die für 80% des Resultats verantwortlich sind) zu identifizieren, hast Du eine enorme Zeitersparnis & kannst Deinen gesamten Zeitfluss basierend auf diesem Wissen optimieren.

Schluss mit Perfektionieren Dank dem Pareto-Prinzip

Du bist bis zu fünfmal so schnell bzw. produktiv! Auf der anderen Seite warnt das Pareto-Prinzip vor Perfektionismus. Oft sind in unserer Welt (und vor allem in der Wirtschaft) 80% absolut ausreichend. Versuchst Du nun verkrampft 100% zu erreichen, brauchst Du bist zu fünfmal länger. Hinweis: Bei manchen Arbeiten ist es unabkömmlich, 100% zu erreichen, z.B. in der Medizin als Chirurg. In den allermeisten Aufgabengebieten ist das jedoch NICHT der Fall!

Was bedeutet das für Dein Zeit- & Selbstmanagement? Natürlich ist das Pareto-Prinzip eher eine der Abstrakten unter den Zeitmanagement-Methoden.

Oft ist es nicht direkt ersichtlich, welche 20% Dich am weitesten bringen. Es kann allerdings unglaublich nützlich bei der Selbstreflexion & der Aufgabenevaluierung sein. Hinterfrage Dich also bei Deiner Arbeit: Ist das, was ich hier tue oder jetzt plane zu tun, überhaupt zielführend (Im Sinne von: erreiche ich damit 80% des Resultats, was mir auch ausreicht)? Oder perfektioniere ich hier gerade bei Etwas, was gar nicht mehr wirklich entscheidend ist?

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Das Pareto-Prinzip gehört zu den abstrakten Zeitmanagement-Methoden und hilft Dir dabei Deine Prioritäten besser zu setzen, indem Du Dich während der Arbeit immer wieder selbst fragst: Ist das eine der 20% Aufgaben, die mir 80% meines gewünschten Ergebnisses liefern wird?

3. Zeitmanagement-Methode: Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert sollte am besten nach getaner Arbeit (zum Feierabend) angewendet werden. Mit dieser Zeitmanagement-Methode bzw. dieser Planungsmethode schlägst Du nämlich zwei Fliegen mit einer Klappe: Bei der Planung Deines Zeitplans kannst Du damit direkt an dem zuletzt Getanen anknüpfen und musst Dich nicht am nächsten Morgen wieder hineindenken.

Zweitens planst Du Dank der ALPEN-Methode sachlicher und strukturierter (Das Gegenteil davon wäre am Morgen des Arbeitstages zu überlegen, auf welche Aufgabe oder welches Projekt man denn gerade überhaupt “so Lust hat”).

Das Resultat: eine hervorragende Arbeitsorganisation, die es Dir am nächsten Tag erlaubt, direkt mit der Arbeit zu starten & extrem produktiv zu sein. Die Schritte dieser Zeitmanagement-Methode lassen sich Dank den Anfangsbuchstaben der ALPEN-Methode leicht merken:

Die 4 Schritte der ALPEN-Methode

A – Aufgaben: Notiere Dir alle Aufgaben, die Du noch erledigen willst.

L – Länge (Dauer): Schätze für jede Aufgabe (aus Schritt A) den Zeitbedarf, den Du zur Abarbeitung benötigst. Dieser Schritt ist sehr wichtig für Dein Zeitmanagement und sollte auf keinen Fall weggelassen werden. Wir Menschen neigen nämlich dazu, die vorgegebene Zeit für eine Aufgabe auch tatsächlich zu benötigen (das Parkinsonsches-Gesetz). Es gilt: Lieber die Dauer etwas zu knapp geschätzt, als zu großzügig.

P – Pufferzeiten einplanen: Viele Dinge lassen sich nicht vorausplanen, mache Dinge ergeben sich im Arbeitsfluss. Deshalb solltest Du 40% Deiner Arbeitszeit als Puffer reservieren.

E – Entscheidungen treffen: Eine wichtige Fähigkeit beim Selbstmanagement (Die ABC-Methode hilft Dir Entscheidungen zu treffen). Nun ist es an der Zeit, die Aufgaben aus Schritt A Durch eine Gewichtung zu ordnen. Setze Deine Prioritäten und justiere eventuell noch einmal Deinen Zeitplan nach!

N – Nachkontrolle: Fast geschafft. Du kontrollierst noch einmal die Umsetzbarkeit Deines Zeitplans. Sind die wichtigsten Aufgaben an den Anfang gestellt? Kannst Du kleinere Tätigkeiten als Aufgabenblöcke zusammenfassen?

Hast Du mit Hilfe Der ALPEN-Methode Deinen Zeitplan für den kommenden Tag aufgestellt, kannst Du entspannt und mit gutem Gewissen in den Feierabend gehen. Mit dem Wissen, dass Du morgen Früh genau weißt, wo & wie Du mit Deiner Arbeit am besten startest.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Die ALPEN-Methode ist ein gutes Hilfsmittel, um einen groben Überblick und damit die richtige Perspektive auf die noch vor einem liegenden Projekte & Aufgaben zu gewinnen. Eine wirklich moderne Zeitmanagement-Methode ist es in meinen Augen jedoch nicht, da insbesondere die korrekte Einplanung von Pufferzeiten in unserer hektischen Welt immer schwieriger wird.

4. Zeitmanagement-Methode: Die ABC-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode is super simpel und dennoch extrem effektiv! Die ABC-Methode hilft Dir bei der Setzung Deiner Prioritäten, wobei wir dabei zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben unterscheiden.

A – Diese Aufgaben sind meistens nicht delegierbar. Deshalb kannst Du sie meist nur selbst erledigen. Da sie einen hohen „Wert“ haben, solltest Du ca. 4 – 6h (60 % Deiner Arbeitszeit) für sie einplanen.

B – Diese Aufgaben sind durchschnittlich wichtig & manchmal gut delegierbar. Du kannst ca. 1h (25% Deiner Arbeitszeit) für sie einplanen.

C – Diese Aufgaben haben den geringsten Mehrwert. Meist verschlingen/verschwenden sie Deine Zeit (z.B. Telefonieren etc.). Du solltest ihnen ca. eine dreiviertel Stunde (max. 15% Deiner Zeit) Deines Arbeitstages widmen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ABC-Methode weniger allein, als eher in Kombination mit einer weiteren Zeitmanagement-Methoden verwendet werden sollte. Aber dennoch ist sie ein äußerst hilfreiches Werkzeug, welches Dir bei Deiner Entscheidungsfindung helfen kann und dementsprechend für Dein Selbst- und Zeitmanagement.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Die ABC-Methode ist eine effektive Zeitmanagement-Methode, insbesondere für die Tagesplanung. Aufgrund ihrer Einfachheit & schnelle Einsetzbarkeit, kannst Du damit jeden Morgen (und mit sehr geringem Zeitaufwand) Deine Aufgaben für den Tag schon mal grob strukturieren und Prioritäten setzen.

5. Zeitmanagement-Methode: Küss den Frosch (Eat the Frog)

Ein Zitat von Mark Twain, bekannt geworden später durch Brian Tracy. Was hat es damit auf sich? Wieso wird es hier neben neun anderen Zeitmanagement-Methoden genannt? Im Grunde sagt „Eat the frog“ nichts Anderes aus als: Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!

Starte Deinen Arbeitstag immer mit der “widerwärtigsten” Aufgabe

Und bekanntlich steckt ja in jedem Sprichwort ein Fünkchen Wahrheit! Meist braucht die Wissenschaft noch Jahrzehnte, bis bewiesen wurde, warum es sinnvoll ist, den Tag mit der schwierigsten & gleichzeitig wichtigsten Aufgabe zu beginnen. Tatsächlich ist unsere Motivation am Morgen nach dem Frühstück meist am höchsten. Dies liegt unter anderem an einem guten Blutzuckerspiegel.

Gewinne den Morgen & Du gewinnst den gesamten Tag!

Lass uns also die Essenz dieser Zeitmanagement-Methode kurz festhalten: Starte immer mit der schwierigsten Aufgabe in den Tag! Deine Konzentration, Deine Energie, Deine Willenskraft und Deine Motivation ist hier nämlich am höchsten Und genau das solltest Du nutzen, um Deine wichtigste Aufgabe des Tages direkt zu erledigen und so auch automatisch ein wichtiges Erfolgserlebnis bzw. ein tolles Gefühl von Fortschritt zu kreieren, dass Deine Produktivität auch den Rest des Tages antreibt & hoch hält.

Dadurch werden Dir die restlichen Aufgaben des Tages also automatisch sehr viel leichter vorkommen. Den Rest des Tages begleitet Dich so ein gutes Gefühl und der Gedanke, das Schwierigste & Wichtigste bereits hinter Dir zu haben!

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Das ist eine meiner absolut liebsten Zeitmanagement-Methoden, weil sie super simpel ist und dennoch eine massive Hebelwirkung auf die eigene Produktivität ausübt. Starte Deinen Arbeitstag IMMER direkt mit der hässlichsten & schwierigsten Aufgabe, die jedoch den größten Mehrwert/Fortschritt liefert.

6. Zeitmanagement-Methode: Die 10-10-10 Methode

Ähnlich wie die ABC-Methode, hilft Dir die 10-10-10 Methode dabei, schnellere & bessere Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen treffen ist nämlich nicht nur bei der Erstellung Deines Zeitplans enorm wichtig.

Auch im Selbstmanagement und in Deiner Freizeit bzw. Deinem Alltag ist es unglaublich hilfreich und nützlich, seine Entscheidungen schnell & effektiv treffen zu können.

Produktive Menschen ziehen Entscheidungen nicht unnötig in die Länge!

Bei der 10-10-10 Methode geht es deshalb darum, jedes Mal, wenn Du vor einer Entscheidung stehst, Dich sofort zu fragen: Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung…

1. …in 10 Minuten?

2. …in 10 Monaten?

3. …in 10 Jahren?

Dieser direkte Vergleich hilft Deinem Gehirn dabei genügend Abstand & eine bessere Perspektive zur Entscheidung zu bekommen. Unter dieser neuen „objektiven“ Betrachtung wird es Dir leichter fallen, unwichtige Aufgaben auszusortieren. Stelle Dir deshalb diese drei simplen Fragen z.B. in Verbindung mit der ALPEN-Methode, um Dir eine Gewichtung von verschiedenen Aufgaben zu erleichtern.

Wie auch das Pareto-Prinzip kann und sollte Dir die 10-10-10 Methode bei Deiner Selbstreflexion helfen. Beobachte Dich selbst. Hinterfrage stets Dein Handeln. Wenn das zu einer Gewohnheit wird, fällt es Dir viel leichter, Tätigkeiten wie z.B. im Internet surfen, als unwichtig (und nur einen kurzen momentanen Spaßfaktor habend) einzustufen und damit augenblicklich zu unterbinden.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Die 10-10-10 Methode ist in meinen Augen nicht eine gewöhnliche Zeitmanagement-Methode. Sie ist mehr ein universelles Werkzeug, bei all Deinen (großen & kleinen) Lebensentscheidungen nutzen solltest: Was sind die Konsequenzen dieser Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren?

7. Zeitmanagement-Methode: Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde nach einer kleinen Küchenuhr in Tomatenform benannt und ist eine weitere sehr effektive Methode des Zeitmanagements, mit Fokus auf die Arbeitsmethodik. Man kann die Vorgehensweise der Pomodoro-Technik in 5 Schritte herunterbrechen:

• 1. Alle Aufgaben schriftlich formulieren

• 2. Wecker auf 25 Minuten einstellen

• 3. 25 Minuten konzentriert arbeiten, bis der Wecker klingelt

• 4. 5 Minuten Pause machen

• 5. Nach 4 Pomodoro-Einheiten eine längere Pause von 20 – 30 min. einlegen

Diese Zeitmanagement-Methode beruht auf dem Prinzip, viele kleine/kurze Pausen, dafür aber in häufigeren Abständen einzubauen, um so die geistige Leistungsfähigkeit zu erhalten.

Deshalb ist es wirklich entscheidend, nach 25 Minuten seine Arbeit zu unterbrechen und tatsächlich zu pausieren. Auch, wenn es vielleicht gerade schwerfällt die Aufgabe zu unterbrechen. Ich arbeite selbst sehr gerne mit dieser Technik. Am liebsten bewege ich mich während den Pausen, trinke etwas oder gehe kurz an die frische Luft.

Teste unterschiedliche Zeitintervalle

Natürlich steht es Dir frei, andere Zeitintervalle zu wählen (bspw. 45-5 und alle 3 Einheiten eine längere Pause), die zu Dir und Deiner Arbeitsweise besser passen. Gerade die Pomodoro-Technik eignet sich hervorragend, um als Anfänger in das Thema “Zeitmanagement & Zeitmanagement-Methoden” einzusteigen und sich in diesem Bereich persönlich weiter zu entwickeln.

Diese Methode ist nämlich im Kern sehr einfach, aber gleichzeitig auch effektiv & vor allem für jeden sofort umsetzbar. Zudem ist eine Reflexion des Arbeitstages leichter, da Du die gesamte Arbeit in 25-Minuten-Blöcke unterteilt hast.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Die Pomodoro-Technik ist eine tolle Arbeitsweise, insbesondere für kleinere Projekte, die leicht in viel kürzere Teilschritte/Aufgaben aufgebrochen werden können. Dann heißt es: 25 Minuten fokussiert arbeiten, 5 Minuten Pause machen. Das Ganze 3 Mal wiederholen und dann eine längere Pause einlegen.

8. Zeitmanagement-Methode: GTD (Getting Things Done)

„Getting Things Done“ ist ein durchdachtes, strukturiertes & extrem populäres Zeitmanagement-System vom dem amerikanischen Autor & Zeitmanagement-Guru David Allen. Es beruht auf dem Ansatz der verschiedenen „Workflows“, die Du in einem intelligenten System managen, zusammenführen & nacheinander abarbeiten sollst.

1. Schritt von GTD: ALLES erfassen

Dadurch entwickelst Du erstens ein Gefühl für den Umfang der anstehenden Aufgaben. Zweitens entleerst Du so Dein Kurzzeitgedächtnis, was sich positiv auf Deine Konzentrationsfähigkeit auswirkt (Du hast nicht die ganze Zeit den Gedanken im Hinterkopf, dass Du gleich noch etwas Anderes tun musst).

2. Schritt von GTD: Durcharbeiten

Nicht im Sinne von „Erledigen“, sondern erst einmal einsortieren. Zum Beispiel wird unterschieden, ob Du gerade jetzt selbst anfangen kannst, daran zu arbeiten oder ob Du es verschieben / delegieren kannst.

3. Schritt von GTD: Organisieren

Unerledigte Dinge & Aufgaben (=nächste Schritte, die Du erledigen willst) werden nach sogenannten „Kontexten“ sortiert. Das heißt, Du gliederst Aufgaben in z.B. folgende Kategorien: Besorgen, Besprechen, Büro, Daheim, Lesen. Wichtig ist auch das Herunterbrechen von Aufgaben in ihre einzelnen Handlungsschritte. „Hausputz“ würde also zerlegt werden in: Aufräumen, Putzmittel vorbereiten, von oben nach unten anfangen zu putzen etc.

4. Schritt von GTD: Durchsehen (Wochenübersicht)

Wie oben erwähnt, ist das GTD ein System. Das erfordert jedoch auch automatisch viel „Pflege“ und eine gute Ordnung. Deshalb solltest Du regelmäßig für Übersicht und eine gute Ordnung innerhalb dieses Systems sorgen.

5. Schritt von GTD: Erledigen

Nach vier wichtigen Kriterien entscheidest Du nun, welcher Aufgabe Du als nächstes Deine kostbare Zeit widmest. Diese Kriterien sind: 1. Kontext, 2. Verfügbare Zeit, 3. Verfügbare Energie, 4. Wichtigkeit.

Die Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done“ ist ungeheuer mächtig, aber auch so komplex, dass ich ihr hier in dieser kurzen Form keinesfalls gerecht werden kann. Das gesamte System hat natürlich noch vieles mehr zu bieten.

Ich hoffe dennoch, ich konnte jetzt Deine Neugier für dieses interessante Werkzeug im Bereich Zeitmanagement wecken. Es gibt ein ganzes Buch von David Allen zu dieser Zeitmanagement-Methode, was schon für den gigantischen Umfang des GTD spricht.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

David Allens “Getting Things Done (GTD)” kann man kaum noch als bloße Zeitmanagement-Methode, sondern eher als ein gesamtes Zeitmanagement-System bezeichnen. Da das gesamte System sehr umfangreich ist, würde ich bei Interesse jedem empfehlen das gleichnamige Buch zu studieren.

9. Zeitmanagement-Methode: Der 60-60-30 Arbeitsrhythmus

60-60-30 bezieht sich auf die Arbeitszeit, ähnlich wie z.B. die Pomodoro-Technik, die häufig auch als 25-5 abgekürzt wird. Auch hier wechseln sich Fokus und Entspannung des Geistes ab, um durch dieses Zusammenspiel der Energie Deine Produktivität & Konzentrationsfähigkeit maximal zu steigern.

Von den ersten 60 Minuten sind 55 Minuten Arbeitszeit, in denen Du hochkonzentriert und fokussiert bleibst. Darauf folgen 5 Minuten Pause. Es empfiehlt sich auch hier, vorher zu planen, was für eine Aufgabe Du nun bearbeiten willst.

Des Weiteren solltest Du alle Ablenkungen und Störfaktoren systematisch eliminieren (Handy ausschalten oder in den Flugmodus versetzen etc.) – Die zweiten 60 Minuten werden komplett durchgearbeitet. Hier gelten dieselben Tipps wie oben.

In längeren Fokusblocks bzw. Fokussprints arbeiten

Die 30 steht für eine halbstündige Pause. Sogar für die Pause ist es sinnvoll, sich schon im Vorhinein etwas zurecht zu legen. Du kennst Deinen Körper selbst am besten: Suche Dir etwas, was Dir Spaß macht oder Dich maximal entspannt. Musik hören, ein Powernap machen, Jonglieren üben, oder ein Spaziergang sind hierfür Beispiele.

Wohingegen die Pomodoro-Technik mit kleineren Arbeitseinheiten funktioniert, ist dieser 60-60-30 Arbeitsrhythmus vielleicht ansprechender für Dich, wenn Du Dich nach mehr Gestaltungsspielraum sehnst. Du kannst gut und gerne zwei von diesen 2,5h Blöcken pro Tag unterbringen, um so Deinen Workflow & Dein Zeitmanagement zu optimieren.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Die 60-60-30 Methode ist der Pomodoro-Technik sehr ähnlich und es ist ein Arbeitsrythmus, bei dem man 55 Minuten hoch-konzentriert arbeitet, dann eine 5-minütige Pause einlegt, dann folgt ein weiteres Arbeitsintervall von 60 Minuten, woraufhin schließlich eine 30-minütige Pause folgen sollte.

10. Zeitmanagement-Methode: Zeitflussanalyse (Zeitdiebe identifizieren)

Keine klassische/typische Zeitmanagement-Methode an sich, sondern viel eher die absolute Basis, wenn Du Deine Produktivität steigern willst. Oft schauen wir Menschen nämlich nur nach vorne und suchen permanent nach Neuem, das wir anwenden können, in der Hoffnung nach besseren Ergebnissen & größeren Fortschritten.

Manchmal hilft es aber, zurückzublicken oder genauer/bewusster hinzublicken und dann das zu reduzieren, was bereits da ist. Auch die Reduktion von etwas kann oft (obwohl es anfänglich irgendwie paradox wirkt) ein großer Fortschritt sein!

Reduktion & Eliminierung kann sehr wertvoll sein!

Und die Reduktion von Zeitdieben ist eben insbesondere im Bereich des Zeitmanagements ein solcher großer Fortschritt. Doch was sind Deine “Zeitdiebe”? Ein besonders gängiges Beispiele heutzutage sind unsere Smartphones. Jede App sendet Benachrichtigungen, jeder Anruf stört Dich in Deinen Konzentrationsphasen.

Das gilt es im effektiven Zeit- & Selbstmanagement möglichst gut zu unterbinden und so das Maximum an Konzentration aus seinen Arbeitsintervallen herauszuholen.

Beispiele für typische Zeitdiebe

Des Weiteren können Prokrastination, unliebsame Besucher oder Verkäufer, lange Entscheidungsfindung, Smalltalk mit den Kollegen und unnötiger Papierkram, typische Zeitdiebe von Dir sein. Am besten wendest Du die Zeitflussanalyse an, indem Du Dich für mindestens 1 Woche sehr intensiv & bewusst selbst bei der Arbeit beobachtest & Deine Arbeitsweisen dokumentierst.

Das kannst Du auf die eher “klassische” Weise mit Blatt und Papier machen, oder mittlerweile kannst Du (insbesondere wenn Du viel am PC/Laptop arbeitest) Apps/Software wie bspw. Timeular oder Resucetime einsetzen, um eine unfassbar genaue und insbesondere automatische Analyse Deines Zeitflusses zu erhalten.

Auf diese Weise kannst Du mit sehr geringem Aufwand Deine Zeitdiebe sehr effektiv identifizieren, diese im nächsten Schritt eliminieren und Dir so jede Menge zeitliche Kapazitäten wieder frei schaufeln.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Zeitdiebe zu identifizieren & diese zu eliminieren, ist ein häufig übersehener Bereich des Zeitmanagements. Anstatt Dich also nur von einer Zeitmanagement-Methode zur nächsten zu werfen, ist es ratsam, seinen Zeitfluss & seine Arbeitsweise in regelmäßigen Abständen zu analysieren und so eventuelle Zeiträuber & Zeitverschwendungen zu beseitigen.

Bonus Zeitmanagement-Methode 11: Personal-Kanban

Kanban ist ein Methode der Produktionsprozesssteuerung und kommt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Insbesondere die großen Tech-Unternehmen der heutigen Zeit setzen auf dieses Aufgabenmanagement-System, um deren Projekte & Teams möglichst flexibel & agil zu steuern.

Dabei lässt sich die Idee des Kanban auch wunderbar auf das persönliche Zeitmanagement übertragen. Hierbei arbeitet man am besten mit einem Whiteboard, welches in 3 Spalten unterteilt wird:

1. Kanban-Spalte – To-Do’s (oder “Noch zu erledigen”)
2. Kanban-Spalte – Doing (oder “In Arbeit”)
3. Kanban-Spalte – Done (oder “erledigt”)

Nun geht man her und hält alle Aufgaben eines Projektes auf Post-its fest, welche in die entsprechenden Spalten auf dem Kanban-Board geklebt und in diesem je nach Stand der Dinge verschoben werden. Natürlich kannst Du ein solches Personal-Kanban heutzutage auch digital umsetzen. Besonders beliebte Tools dafür sind bspw. Asana, Trello oder Meistertask.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Ich selbst nutze auch das Personal-Kanban (in digitaler Form, abgebildet in Asana) und bin ein großer Fan der Schnelligkeit & gleichzeitig der Möglichkeit es auf bestimmte Projekte bzw. Projektarten anzupassen / über zusätzliche Spalten noch etwas weiter auszubauen (z.B. mit einer Spalte “High Value Activities“).

Bonus Zeitmanagement-Methode 12: Die ClarityListe

Das ist in meinen Augen eine Zeitmanagement-Methode, die in unserer heutigen, stark digitalen Welt immer mehr und mehr an Bedeutung gewinnt. Diese Methode bzw. dieses System bedient sich sozusagen der Grundidee des “Personal-Kanbanboards” und entwickelt diese zu einem vollständigen Zeitmanagement-System weiter, welches mal hervorragend mit digitalen Tools & Apps abbilden kann.

Dabei ist es empfehlenswert das Spaltenprinzip eines Personal-Kanbanboards zu nutzen, die Spalten jedoch anders zu bezeichnen. Und zwar:

Die 3 Bereiche/Spalten der ClarityListe:

1. Spalte: Heute dringend
2. Spalte: Heute möglich
3. Spalte: Über dem Horizont

Das ist aber natürlich nur das Grundgerüst dieser smarten Zeitmanagement-Methode. Dank zusätzlichen Ideen, Feinheiten & Erweiterungen, wie bspw. den sogenannten Scanzyklen, die vorgeben wie oft man die Aufgaben aus der Spalte “Über dem Horizont” checkt, lässt sich die ClarityListe noch weiterentwickeln.

Doch bereits mit diesem 3-Spalten-Grundgerüst hat man bereits ein richtig starkes Aufgabenmanagement-System, das insbesondere für Digital- & Knowledge-Worker bestens geeignet ist.

Diese Zeitmanagement-Methode zusammengefasst:

Die ClarityListe ist mein persönlicher Favorit unter den hier vorgestellten Zeit- & Selbstmanagement-Methoden bzw. Systemen.

Insbesondere, wenn man diese digital mit Tools wie bspw. Asana oder Trello abbildet, hat man damit nicht nur ein äußerst übersichtliches & starkes Aufgabenmanagement-System, sondern vor allem auch eines, dass sich mit absolut geringem Aufwand “betreiben & pflegen” lässt, was bei vielen anderen Zeitmanagement-Methoden leider nicht der Fall ist.

Abschließende Worte zu diesen Zeitmanagement-Methoden

Eine letzte Sache möchte ich hier noch kurz klarstellen: Die EINE perfekte Zeitmanagement-Methode gibt es nicht! Je nach Charakter und gewohntem Arbeitsverhalten werden Dir zwangsläufig gewisse Zeitmanagement-Methoden mehr zusagen, als andere.

Das ist auch vollkommen in Ordnung so! Dieser Artikel dient schließlich dazu, Dir einen ersten bzw. groben Überblick über das Thema Zeitmanagement-Methoden zu geben. Probierst Du mehrere davon aus, entwickelst Du irgendwann ein gutes Gespür dafür, was zu Dir & Deiner Arbeitsmethodik gut passt und damit Deine Produktivität tatsächlich dauerhaft/nachhaltig steigert.

Zeitmanagement ist ein wenig wie der Autokauf

Beim Autokauf testest Du ja wahrscheinlich auch zunächst einmal verschiedene Modelle, um einen Eindruck von den Autos und dann auch ein Gespür dafür zu bekommen, welches Auto Dir am besten gefällt.

Genauso ist das mit diesen Zeitmanagement-Methoden. Es lohnt sich also über den Tellerrand hinauszusehen und etwas Neues auszuprobieren. Manche Zeitmanagement-Methoden lassen sich kombinieren, manche sind so komplex, dass sie auch hervorragend alleine funktionieren.

Welche Du davon ausprobierst, bleibt letztlich Dir überlassen. Ich hoffe, dieser detaillierte Überblick über die besten & modernsten Zeitmanagement-Methoden hat Dir gefallen & weitergeholfen und wünsch Dir jetzt auf jeden Fall viel Spaß & Erfolg bei der Umsetzung Methoden/Techniken.

Nutze Dein Potenzial,
Alex Bellon